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湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法(編輯修改稿)

2025-10-15 13:27 本頁面

　

【文章內(nèi)容簡介】學(xué)院負(fù)責(zé)無償保管兩年（第二年六月）。兩年后，如需學(xué)院代保管，必須提出申請，學(xué)工保衛(wèi)處審定，并向?qū)W校交納代理保管費(fèi)。過期未辦理檔案代保管手續(xù)者，學(xué)院將檔案寄至該生生源所在地的教育局大、中專就業(yè)辦。畢業(yè)生可在第二年的八月份到當(dāng)?shù)氐慕逃志蜆I(yè)辦去查詢檔案是否已到達(dá)，如沒有，請于學(xué)工保衛(wèi)處檔案室聯(lián)系，以便我們?nèi)ゲ樵儥n案的去處，防止檔案丟失。 H、各系上交畢業(yè)生歸檔材料時，必須分專業(yè)、分班級按學(xué)號先后排序，在規(guī)定的時間內(nèi)一次交齊，并派專人協(xié)助檔案室整理歸檔材料。 J、已經(jīng)找到工作單位學(xué)生，需個人提取檔案的，憑報到證和單位介紹信，到院學(xué)工保衛(wèi)處檔案室提取個人檔案。 (3).畢業(yè)證的補(bǔ)辦：凡需要補(bǔ)辦畢業(yè)證的學(xué)生，登報申明原畢業(yè)證作廢后，帶報紙（中專畢業(yè)生還需帶一張 1 寸黑白照片）到院學(xué)工保衛(wèi)處檔案室辦理補(bǔ)辦手續(xù)。 ★ 關(guān)于統(tǒng)一學(xué)生學(xué)籍管理的若干規(guī)定： 6 為了維護(hù)我院正常的教學(xué)秩序，加強(qiáng)我院學(xué)生學(xué)籍管理的規(guī)范化，確保我院教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生德、智、體等方面全面發(fā)展，現(xiàn)就全院學(xué)生學(xué)籍管理的有關(guān)問題作如下規(guī)定： (1)、組織師生員工認(rèn)真學(xué)習(xí)《學(xué)生學(xué)籍管理暫行規(guī)定》：《學(xué)生學(xué)籍管理暫行規(guī)定》是學(xué)校學(xué)生管理工作的法規(guī)性文件，是學(xué)校全面貫徹國家教育方針，執(zhí)行教育教學(xué)計劃，穩(wěn)定教學(xué)秩序，把教學(xué)工作引上正確軌道的重要保證，是教師、學(xué)生和管理人員必須共同遵守的準(zhǔn)則，具有一定的約束力和強(qiáng)制性，全院必須組織師生員工，逐字逐句地學(xué)習(xí)，認(rèn)真開展討論，理解各條款的精神，并切實(shí)貫切執(zhí)行。 (2)、學(xué)生學(xué)號的編排：從 2020 年秋季開始，學(xué)生學(xué)號采用統(tǒng)一的 12 位數(shù)字的學(xué)號編排方式。前 4 位數(shù)字為學(xué)生入學(xué)年度。第 5 位數(shù)字為系、部代碼（土木工程系“ 1”，建筑系“ 2”，管理工程系“ ３”，設(shè)備工程系“４”，信息工程系“５”，材料工程系“６”，機(jī)電工程系“７”，基礎(chǔ)學(xué)科部為“８”）。第 7 位數(shù)字為專業(yè)順序號。第 9 位數(shù)字為班級代碼。第 1 12 位數(shù)字為順序號。全院學(xué)生學(xué)號采用統(tǒng)一的學(xué)籍編號，學(xué)籍編號一經(jīng)給定，便不再更改。 (3)、統(tǒng)一全院學(xué)生的學(xué)籍資格管理：學(xué)生學(xué)籍資格的管理是學(xué)生管理工作中的大事，全院必須高度統(tǒng)一。只有經(jīng)過省教育廳批準(zhǔn)錄入我院的學(xué)生和經(jīng)過省教育廳正式批準(zhǔn)轉(zhuǎn)入我院的學(xué)生，才能取得我院的學(xué)籍。我院的任何組織和任何個人，都無權(quán)接納學(xué)生來我院就讀并取得我院學(xué) 籍。 7 每學(xué)期開學(xué)一個月內(nèi)，各系部必須核實(shí)本系到校學(xué)生人數(shù)，并將學(xué)生名單送交學(xué)工保衛(wèi)處檔案室。每年新生入學(xué)兩周內(nèi)，各系部必須將各班新生人數(shù)及名單送交學(xué)工保衛(wèi)處檔案室核對，以保證注冊工作的正常進(jìn)行。 ★ 檔案借閱制度：加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，健全檔案管理制度是做好學(xué)生思想政治工作重要措施之一。為了更好地做好檔案的利用工作，特制定檔案借閱制度： (1)、學(xué)生檔案材料在校期間若需查閱、復(fù)印和摘抄，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。認(rèn)真填寫姓名、借閱時間及預(yù)計歸還時間。任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。 (2)、班主任因工作需要查閱檔案，一律在檔案室閱用，特殊情況經(jīng)處長同意后方可辦理借閱手續(xù)，但必須限期歸還。班主任查閱檔案時要注意保密和防止丟失，否則追究責(zé)任。 (3)、其它科室需要了解學(xué)生檔案情況，需向?qū)W工保衛(wèi)處領(lǐng)導(dǎo)提出申請，由檔案管理人員代查，如有特殊情況需借出，須經(jīng)處長批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，但不可再轉(zhuǎn)借他人。 (4)、外調(diào)人員或?qū)W生畢業(yè)時，接收單位需要查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)工保衛(wèi)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)查閱，一律不得帶走。 (5)、利用者對所借檔案要妥善保管，不準(zhǔn)拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現(xiàn)以上情況，要追究責(zé)任，嚴(yán)肅

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