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湖南城建職業技術學院學生學籍檔案管理辦法-文庫吧在線文庫

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【正文】無權接納學生來我院就讀并取得我院學籍。前 4 位數字為學生入學年度。兩年后，如需學院代保管，必須提出申請，學工保衛處審定，并向學校交納代理保管費。學院代碼： 13044 院學工保衛處電話： 07328662808 (2).畢業生檔案管理的相關規定： A、畢業生歸檔材料包括：學生學籍卡片、學年鑒定表、學習成績表、畢業設計（畢業實習）考核表、畢業生登記表、黨（團）組織材料、獎勵、處分材料、畢業生體檢表等。（參閱《學生手冊》） ★ 在校生更改姓名：學生在校期間不宜更改姓名，如確實需要更改姓名的學生，必須提交書面申請，系部簽署意見，將戶口所在地派出所出示的更名證明材料、戶口本及身份證交院學工保衛處檔案室，由學工保衛處檔案室統一到省教育廳辦理相關手續。手續辦完后，再到學工保衛處、財務處辦理相關手續。兩周內學生以班級為單位到院學工保衛處檔案室進行學生證注冊。轉系（專業）須由學生本人寫出書面申請，到學工保衛處檔案室領取轉系（專業）申請表，到各處室（轉出系部、轉入系部、學工保衛處）簽署意見，經主管院領導同意后，方可到學工保衛處檔案室領取轉系（專業）通知書，憑通知書去院財務處辦理轉系（專業）的有關手續并到轉入系部報到。 (2).凡遺失學生證學生，必須作出書面報告，并到院學工保衛處登記，辦理相關手續。由學院統一去更正。 F、畢業生必須把派遣單位的詳細通訊地址、單位全稱填好，由各系匯總統一交學工保衛處檔案室，以免檔案材料寄錯退回。 (3).畢業證的補辦：凡需要補辦畢業證的學生，登報申明原畢業證作廢后，帶報紙（中專畢業生還需帶一張 1 寸黑白照片）到院學工保衛處檔案室辦理補辦手續。全院學生學號采用統一的學籍編號，學籍編號一經給定，便不再更改。認真填寫姓名、借閱時間及預計歸還時間。 (6)、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數量，檢 8 查案卷有無損壞，文件是否齊全等。 9 ★ 學生檔案管理條例： (1)、嚴格執行國家有關檔案管理的規定，加強自身學習，鉆研檔案管理業務，認真執行各項規章制度，提高業務水平。 (6)、辦理學生檔案的查、借閱手續。第四條學校在學工保衛處內，設置學生資助工作辦公室，負責資助活動的管理與服務，各教學系學工辦負責本系貧困生資助活動的管理與服務。該項獎學金的評定要嚴格執行政策精神，充分掌握有關學生的實際情況，按照“公開、公平、公正”的原則，組織申報、審核、公示、定案各個環節的工作，每次評定必須發布通知，規范程序，公開結果，并及時兌現。第六條資助申請由學生本人向所在系部提出資助申請，填寫《湖南城建職業技術學院家庭困難學生資助申請表》，如實反映家庭困難情況，并出具家庭所在地街道或鄉鎮政府的家庭困難證明材料，其中，申請助學貸款的證明材料要求見第四章第十二條。 (8)、熟悉所管檔案的基本情況，為學校及用人單位提供服務。認真做好“六防”。 ★ 關于學生檔案建檔的有關規定：學生檔案是學生在校期間形成的文件材料 ,是記錄學生一個時期的成長經歷 ,本著對學生負責的態度 ,為認真做好學生檔案的建檔工作特作如下的規定 : (1)、檔案管理人員要嚴格執行國家檔案管理的法規制度，堅持原則，忠于職守，勤鉆業務，熱情服務。 (2)、班主任因工作需要查閱檔案，一律在檔案室閱用，特殊情況經處長同意后方可辦理借閱手續，但必須限期歸還。只有經過省教育廳批準錄入我院的學生和經過省教育廳正式批準轉入我院的學生，才能取得我院的學籍。 (2)、學生學號的編排：從 2020 年秋季開始，學生學號采用統一的 12 位數字的學號編排方式。對未辦理報到證的畢業

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