哈佛經理會議管理準則-資料下載頁

　　

【正文】 目應使賓客最多坐兩個半小時。 (10)按照宣告的時間結束宴會。 2訂立承辦宴會和服務的合同 自由參加的招待會或周年慶祝會，往往可以通過把車庫或倉庫改裝成宴會或特別招待會的場所，進行戲劇性的安排。想象力能幫助你把預算保持在合理范圍內。但有時候在公司自有建筑物之外舉行會議而支出額外開銷是正當的。不論是哪種情況，你的宴會承辦人對活動的成功是一個關鍵因素。 最好的服務和安排，一般可得自與公司有經常而大量業務的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點問題是不可避免的。有經驗的總管或宴會廳領班有許多辦法來保證公司宴會的成功。 有經驗的宴會承辦人只需要知道宴會時間和日期、預計出席人數和預算。大多數專業的宴會承辦人能根據這些主要條件開展整個活動。他們能夠用計劃和訂單提供資料，使宴會主辦者最后確定預算。然而你必定仍然愿意和宴會承辦人訂立盡可能詳細的書面協議。協議應包括： (1)預定特別指定的一個或若干房間為舉行宴會之用。假如你需要時間去安裝特別的視聽設備、裝飾品、餐桌紀念品和座位卡，商定提前使用就特別重要。 (2)預先選定的菜單，逐道列舉菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐項具體說明名稱和數量。 (3)安排烈酒的供應和控制，包括開始與終止供應時間，烈酒是按份抑或按瓶計費，還是由你自己供應，以及酒保和服務員的提供。 (4)安排小費或服務費以支付食品和酒吧服務員、衣帽間的服務員和其他人員。 (5)一般物質條件，包括樓面布置、座位安排、講臺的位置和大小、擴音器和擴音系統、放映設備、聚光燈和其它設備。 (6)可能需要補充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴音系統操作員、保安警察、額外的衣帽間服務員和其他人員，包括每人應在崗位的具體時間。 (7)預計宴會承辦人可能訂購和供應的特別物品，例如花木布置、宴會帽，餐桌紀念品。 (8)安排由宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館提供錄音帶或現場的伴奏音樂和任何其它娛樂節目。 (9)有關可能取消的規定和有關主辦者保證出席人數的最后日期規定。 以上所有各項應列入宴會經理的核對細則。 3價格適當的美餐 預算越有限，有創造力的計劃就越重要。要記住，想象并不是代價很高的因素。要在預算和宴會承辦人能力的限度之內，富于想象地尋求不同于上周宴會或賓客在普通餐館可能看到的菜單。菜單不必精致或昂貴，以使賓客為出席而高興。這里有一些建議： (1)在質地、顏色和味道方面運用對比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜點心。 (2)增添戲劇氣氛。甜點放在“華麗的大燈臺”上端上來的“動人景象”，是最容易的辦 法之一。 (3)要與眾不同。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且并不會更貴。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。 (4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。正上熟菜的時候，不要打亂。假如節目時間很緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好避免干擾。4有關烈酒的一些令人清醒的事實 從管理部門的觀點看，計劃中有關供應烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準備和控制。用簡單的計算和列在下面的數字，即可看到嚴格控制的重要性。 事實上，不可能準確地數清招待會上的飲料消耗數字。宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經營可能是誠實的，但是除非你有自己的控制辦法，否則開帳單時，你難免感到不愉快的意外。 有經驗的招待會管理人員一般認為最好按瓶訂購烈酒。這樣，核對宴會前發出的瓶數 和宴會后的余數都比較簡單。(空瓶應在最后點清時才挪走。)開著的瓶通常按每瓶的十分之 一估計，以確定不應開帳的費用。 一般可取的辦法是要求所有的飲料經過計量。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會增加烈酒消耗量。很多公司認為購買按照標準配方大量調配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開會前調配。要備有一兩種酒精成分不多的酒。決不要依賴宴會承辦人或餐館主動結束酒吧服務。這是主人的工作。結束酒吧的信號應該是秘密的，這樣可以使無禮的賓客不去設法延長宴會。避免可能發生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。假如雞尾酒會在宴會之前，一般認為45分鐘到一小時是最大的極限。假如只有雞尾酒會，一般認為兩小時是最合適的和最實際可行的。 為使賓客欣賞招待會，服務和時間的掌握是重要的考慮因素。不能提供合適的服務最容易把招待會變成難題。有經驗的雞尾酒會管理人員為25～100人的招待會安排一名酒吧服務員和1～2名服務員；假如人數在300人以上，就計劃雇用3名酒吧服務員和4名或更多的服務員。 5管理人員需要幫助 管理宴會類似組織演出——主管人是負責全部效果、表演、費用和觀眾舒適的演出人。除非這個人真正有負責設計和指揮復雜集會的經驗，否則他將永遠不了解工作量和對眾多細節的關心程度，而這些都是進行真正成功活動的要求。聽其自然不可避免地帶來極大的損害。管理這類性質的活動，涉及許許多多細節，沒有一個人能單獨完成。編列核對清單和分派工作任務是絕對必要的。 活動前的幾小時，項目經理必須到現場檢查。集會經理可以假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協議任務，但是講效率和有經驗的管理人愿意和他自己的工作人員仔細檢查，以確保每項計劃均已完全令人滿意地執行。需要特別考慮的一些項目包括： (1)通風和溫度。要記住體溫可以使室溫升高。室溫在開始時可以稍為涼一些，要指定不在臺上就座的某人與管理部門聯系調節空調。 (2)一般物品裝備。檢查家具確已按照計劃放好，而且適合活動的實際需要。務必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地方有適當數量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。 (3)特定的座位安排。仔細檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個好辦法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。假如用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號碼分開放在不同的信封里，不要依靠服務員分發座位卡。 (4)烈酒的控制。確定酒吧服務的安排能使主人控制烈酒的意圖得到實現。再次證實酒吧間領班對終止供酒時間完全理解。 (5)總管。再次確定服務的時間和細節。安排服務員收集就餐券(假如適用的話)，并安排服務員在上甜點和咖啡以后即刻離去(由在場助手催促服務員離去是個好辦法)。 (6)節目。征求各發言人的意見并協調各表演節目的人，使他們都有機會熟悉環境和安排，因為小的調整可能是必要的。如果你計劃安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監督樂隊。 (7)安排宴會后的結束工作。招待會后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設備、專用陳列品或裝飾品；向服務工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數，以供開帳單之用；以及其它細節。下列核對細則可以協助你制定你自己的計劃表。 6宴會和招待會的核對細則 對人員配備的要求： (1)項目經理。負責計劃、組織、推動和全面指導及協調工作；負責監督項目全部人員的活動，器材和設施，批準全部開銷和簽訂的協議。 (2)設施主持人。受項目經理委派，負責物品和服務的安排，包括與宴會承辦人或場地管理部門磋商、聯絡和協調，監督集會場所的準備和食物與飲料的供應，以及訂購、運輸、安置、保管和處置所有與活動有關的特殊器材和供應品。 (3)公共關系指導人。受項目經理委派，負責計劃、組織和指導宣傳活動；與新聞媒介保持聯系；可以協助項目的開發和登記。 第一階段(盡量提前)： ①決定集會的基本目的和主題。 ②確定時間和日期。 ③完成項目工作人員的指派。 ④編列暫定的邀請名單，估計出席人數。 ⑤制定初步預算(包括如需付給出席者報酬的經費在內)。 ⑥招標承辦場地和宴會。 ⑦選定場地和宴會承辦人并簽訂合同。 ⑧向簽訂合同者提供詳盡說明、會場平面圖和座位計劃、菜單和服務要求等。 ⑨設計詳細的議程或規劃。 10 約請發言人、表演娛樂節目的人、致詞的人，以及其他執事人員。 11設計節目預告材料和發布消息日程。 12安排預定辦法，包括確定、截限和取消日期。 13向大人物和特邀來賓發送邀請信。 第二階段(宴會前幾個月)： ①訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。 ②預定額外的視聽設備。 ③與場地管理部門考察新的事態發展、變動或添置。 ④增加工作人員，指定專人辦理登記、監督烈酒控制、陪伴發言人或特邀來賓。 ⑤匯集資料和訂購復制品(印刷的節目單、菜單、座位表和委員會名單。) ⑥再次確定與項目有關的人的協議(會議的時間和地點，登臺露面的確切時間、報酬，以及其它細節)。 ⑦安排出現意外情況時的代替節目。 第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。 ②通知宴會承辦人和場地經理最后的登記表并檢查各項要求說明。 ③檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節目之用)。 ④檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。 ⑥視聽設備就位后，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音系統適當，放映機焦距準確)。 ⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。 ⑧落實酒吧的服務安排使主人的烈酒控制措施得以實現，再次與酒吧領班確定酒吧結束時間。 ⑨與總管再次確定供應時間及細節(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之后服務員立即離去。) 10使發言人及表演娛樂節目的人員熟悉環境，因為為了最大限度的舒適，可能有必要做小的調整。 第四階段(緊跟著賓客離開之后)： ①活動后立刻盤存烈酒。 ②與管理部門確定出席人數以供開帳單之用。 ③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設備。 ④向有關服務人員致酬。 ⑤視察場地有無需要招領的失物。⑥把場所移交場地經理的代表。 第五階段(一周之內)： ①與項目工作人員協調處理全部未了事項。 ②確定所有材料和設備均已歸還其原來部門。 ③核實活動的全部費用。 ④支付帳單，結清帳目。 ⑤向有關各方寄送正式的感謝信。 ⑥向授權機構報告出席人數和活動經過。 7對發言人的照料和接待。 知名人士和權威人士會增加對會議的事前興趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長演講的。一旦你選定發言人，如果遵循下列預防措施，就可以收到與發言人關系較好和使會議開得更好的效果。 (1)邀請函要具體。向發言人提供出席人員的詳細情況及會議的目的。發言人需要知道以下項目： ①會議的日期、時間和地點。 ②主辦單位的名稱、背景和目的。 ③他發表講話的那次會議的目的和性質。 ④指定的具體講題和規定的時間。 ⑤聽眾人數和特點。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發言人。 (2)明確說明單位對酬金及開支的政策。 (3)考慮發言人的個人需要——務必做到預定旅館房間和當地交通安排是適當的，發言人不會在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，并且在講話前有休息時間和準備時間。 (4)計劃應付意外情況，如提供在發生緊急情況時聯絡人的姓名、地址和電話號碼。 (5)在會議前幾天就用電話與發言來賓再次確定和澄清最后的細節。 (6)恪守各項安排；未經發言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發言之前安排另外的冗長講話。 (7)會后立即發出感謝信，并支付開支和酬金。切勿使發言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地。 38 / 38