零售業采購概論(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 購作業處理期限 采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。　　第二節 國內采購作業處理 第九條 詢價、比價、議價　　(一)采購經辦人員接獲請購單(內購)后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。　　(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于請購單上予以證明，經主管核發后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。　　(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經辦人員于議價后，應于請購單詢價記錄欄中注明，經主管簽認后呈核。　　(四)對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。 (五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。　　(六)試車檢驗的采購條件，采購經辦人員應于請購單注明與廠商議定的付款條件呈核。　　第十條 呈核及核決　　(一)采購經辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經主管審核，并依請購核決權限呈核。　　(二)采購核決權限： 　　第十一條 訂購　　(一)采購經辦人員接到經核決的請購單后應以訂購單向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于送貨單上注明請購單編號及包裝方式。　　(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于請購單上加蓋分批交貨章以資識別。　　(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于請購單加蓋暫借款采購章，以資識別。　　第十二條 進度控制及事務聯系　　(一)國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以采購進度控制表控制采購作業進度。 　(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制進度異常反應單并注明異常原因及預定完成日期，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。　　第十三條 整理付款　　(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的請購單連同材料檢驗報告表(其免填材料檢驗報告表部分，應于收料單加蓋免填材料檢驗報告表章)送采購部門，經與發票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，請購單(內購)的會計聯須于第一批收料后送會計部門。　　(二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。　　(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。　　(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。　　第三節 境外采購作業處理(含進口事務、關務)　　第十四條 詢價、比價、議價　　(一)外購部門依請購單(外購)的需求日及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于請購單(外購)注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。　　(二)請購的材料規范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注意見后，會請購部門確認。　 第十五條 呈核及核決　　(一)比價、議價完成后，外購部門應填制請購單(外購)，擬訂訂購廠商預定裝船日期等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。　　(二)核決權限　　元(含)以下者由經理核決。　　元以上者由總經理核決。　　(三)采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。　　第十六條 訂購與合同　　(一)請購單(外購)經核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續。　　(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。　　第十七條 進度控制及異常處理　　(一)外購部門應以請購單(外購)及采購控制表控制外購作業進度。　　(二)外購部門于每一作業進度延遲時，應主動開立進度異常及反應單記明異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。　　(三)外購部門于外購案件裝船日期有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并開立進度異常反應單記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。　　第十八條 進口簽證前(請購單(外購)核準后)的專案申請　　(一)專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發輸入許可證，申請函中并應請求國貿局在輸入許可證加蓋國內尚無產制的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。　　(二)進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請輸入許可證之前準備報價單及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。　　第十九條 進口簽證 外購材料訂購后，外購部門應即檢具請購單(外購)及有關申請文件，以申請外匯處理單(需在一星期內辦妥結匯時，加填緊急外購案件聯絡單)送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向國貿局辦理簽證，并于輸入許可證核準時通知外購部門。　　第二十條 進口保險　　(一)FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口單位應依請購單(外購)外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。　　(二)進口單位應將承保公司指定的公證行在請購單(外購)上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。　　第二十一條 進口船務　　(一)FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務經辦人員)于接獲請購單(外購)時，應視其裝運口岸及裝船期限并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。　　(二)進口單位(船務經辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦人員，于信用狀開發申請書列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。　　(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于請購單(外購)上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。　　第二十二條 進口結匯 進口單位應依請購單(外購)標示的間發信用狀日期辦理結匯，并于信用狀(L／C)開出后以開發L／C快報通知外購部門聯絡供應廠商。　　第二十三條 稅務　　(一)免貨物稅及工業用證明的申請　　，外購部門應于輸入許可證核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經取得核準函后向海關申請免貨物稅。　　免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口的項目外，其他合于免稅規定的人造樹脂類材料，外購部門應于開發信用狀后檢具必需文件向經濟部工業局申請非供塑膠用證明，以便于報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。　　(二)專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。　　第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改 供應商成本公司要求修改輸入許可證或信用狀時，外購部門應開立信用狀、輸入許可證修改申請書經呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。　　第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供　　(一)外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制裝船通知單分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。　　(二)外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具輸入許可證及有關文件，以裝運文件處理單先送進口單位辦理提貨背書。　　(三)提貨背書辦妥后，外購部門應檢具輸入許可證及提貨等有關文件，以裝運文件處理單辦理報關提貨。　　(四)管理進口物品放行證的申請： 進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關申請進口放行證或進口護照，以便據此報關提貨。　　第二十六條 進口報關　　(一)關務部門收到請購單(外購)及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制進口報關處理單連同報關文件，委托報關行辦理報關手續，同時開立外購到貨通知單(含外購收料單)送材料庫辦理收料。　　(二)不結匯進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應于接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立外購到貨通知單(含外購收料單)通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯絡單簽收后，送處理部門處理。　　(三)關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。 (四)海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關資料，于海關核稅后14天內以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應于進口報關追蹤表記錄，以便督促銷案。　　(五)稅捐記帳的進口案件，進口單位應依請購單(外購)，于報關時檢具必需文件辦理具結記帳，并將記帳情況記入稅捐記帳額度記錄表及稅捐記帳額度控制表。　　(六)船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船只抵港時，即時辦理提貨。　　第二十七條 報關進度控制 關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以進口報關追蹤表控制通關進度。　　第二十八條 公證　　(一)各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。　　(二)外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者，進口單位應于接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。　　(三)進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。　　第二十九條 退匯　　(一)外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時，應于提供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及輸入許可證收回后，開立信用狀退匯通知單連同輸入許可證送進口事務科辦理退匯。　　(二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。　　第三十條 索賠　　(一)外購部門接到收貨異常報告(材料檢驗報告表或公證報告等)時，應立即填制索賠記錄單連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。　　(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。　　(三)索賠案件辦妥后，索賠記錄單應依原采購核決權限呈核后歸檔。　　第三十一條 退貨或退換　　(一)外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關申請。 (二)復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。　　(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。　　第四節 價格及質量的復核　　第三十二條 價格復核與市場行情資料提供　　(一)采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。 (二)采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。　　第三十三條 質量復核 采購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核(如材料選用、質量檢驗)等。　　第三十四條 異常處理 審查作業中，若發現異常情況，采購單位審查部門應即填制采購事務意見反應處理表(或附報告資料)，通知有關部門處理。　　□ 附 則　　第三十五條 本辦法呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。國內物資采購供應工作制度國內物資采購供應工作制度 　　為保證本公司工程、維護以及一切生產用物資的正常供應，特訂如下制度：　　(一)加強物資的計劃管理。根據各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報公司年度材料計劃。　　(二)加強物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經濟責任，必須由物資供應部統一對外簽訂，其它單位(部門)不得對外簽訂合同，否則財務部拒絕付款。在簽訂合同前應主動征求有關部門和生產單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續。每年第一季度要根據年度的計劃，尋找供應商，簽訂全年的大宗工程，維護物資的供貨合同，以保證大宗物資供應的穩定可靠性。　　(三)簽訂合同的物資由供應室根據倉存和工程、維護用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數量品種充足又齊全。　　(四)物資進倉實行質檢員、倉管員、采購員聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，做到貨板相符，把好物資進倉質量關。　　(五)采購業務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行貨比三家的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。　　(六)為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，物供人員必須經常自覺學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。