某物業公司辦公室工作手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；h) 其它。 i) 檔案編號j) 檔案分類為方便查閱檔案資料，根據檔案劃分對檔案進行編號。a) 檔案存放位置利用分類編號來確定。檔案管理規程b) 確定檔案一級類存放區：根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。c) 各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。d) 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。e) 同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。f) 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 a) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門負責管理。b) 各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。c) 各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。a) 公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執行書等重要文件隨時歸檔；b) 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；c) 客戶資料在客戶辦理完各項手續后即行歸檔；d) 各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔；e) 各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔；其它資料按公司領導確定的時間歸檔。a) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全；b) 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆；c) 歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。a) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。b) 移交時，辦公室須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。c) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。a) 辦公室把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。b) 辦公室須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。檔案管理規程c) 編號后的檔案，“檔案地址確定”的規定上架排列存放。 a) 檔案由辦公室負責管理。a) 必須熟練掌握檔案業務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。b) 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。c) 負責督促各部門檔案資料的移交工作。d) 負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。e) 各部門做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。f) 必須按要求做好保密工作。g) 必須做好檔案管理設備、設施的保管維護工作。h) 必須完成公司安排的其它相關工作任務。檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。a) 檔案資料保存期限分別為長期、中期、短期三類。五年以下的為短期，五至十五年的為中期，十五年以上的為長期。b) 公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的保存期限。d) 鑒定小組于每年的最后一個季度內召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應銷毀的資料。檔案資料的銷毀由檔案員具體執行，鑒定小組委派一人監督執行。a) 經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號)標識記號，并將其裝訂放入專門存放區內。b) 檔案銷毀情況均須登記在《檔案銷毀登記表》上。a) 檔案資料一般只限于公司需要查閱的人員查閱。b) 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經總經理批準。c) 檔案一般只限于在現場查閱，因工作需要借出時，必須填寫《檔案借閱申請審批表》。d) 審批表經部門負責批準簽字后，交辦公室辦理手冊，方可借出檔案。e) 借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。f) 檔案借還情況須在登記本上登記。 檔案管理規程a) 檔案資料定期進行清理、統計。b) 辦公室必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況。a) 發生意外事件時，首先應立即將事件情況通報公司領導。b) 當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案；c) 當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原；若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協助設法重新補制。d) 在進行補救工作的同時，對意外事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。e) 根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰。f) 對發生的意外事件及處理情況須進行登記。《檔案資料移交清單》《檔案分類編號、歸檔時間登記冊》《檔案銷銷毀登記表》《檔案借閱申請審批表》《檔案統計季報表》辦公設備管理規定，保持設備良好的技術狀態，延長使用壽命，提高使用效率，特制定本辦法：、打印機、復印機、電話、傳真機、空調機等用于辦公用途的設備。，建立責任人的資料，責任人負責所管理設備的使用、維護工作，管理好設備的附件及有關資料，工作調動或更換操作設備時，要將完整的設備和附件辦理移交手續。，及時清理灰塵，保潔外表，要定期對設備狀態進行檢查，必須親自參加所操作設備的修理和驗收工作。，新到崗人員必須經過操作培訓后，方能使用設備。、飲料上機，不得利用設備干私活，不得使用外來軟盤，以防病毒感染。，應立即停機檢查故障，自己不能解決的故障，要及時通知責任人、維修人員進行修理。，將全額賠償由此造成的一切費用。《電腦使用人記錄》《復印機使用人記錄》《收發傳真文件記錄》《物品報廢單》《送修登記》復印機使用管理辦法，特制定本辦法。，辦公室為使用人提供專用密碼，以防未經培訓人員使用，減少意外損壞；、2號兩個紙盒內使用，盡量少使用右側的手送紙臺；、禁止復印原件上有訂書釘等異物。,定期進行維護。，辦公室應及時通知專業公司進行修復。《復印機使用人登記》《送修登記》廢用品管理辦法、傳真機、電腦等大件辦公用品使用年限過長，無法維修或經維修仍無法使用者，須填寫《物品報廢申請單》，經批準后進行報廢處理。報廢后的大件辦公用品出售給廢品回收公司，所得收入上交公司財務。 電池容易對環境造成污染。公司廢電池須集中起來送專門回收點。 廢筆、廢剪刀、廢尺子、廢筆記本等普通廢辦公文具遵照國家有關垃圾分類回收管理辦法進行處理。 計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損辦公用品破損后，需經維修后繼續使用，若鑒定維 修后仍無法使用者，視同普通廢辦公文具進行處理。《物品報廢單》電話／傳真機使用管理規定、傳真機，并做好日常養護及維修聯系工作。、國際長途。因業務需要開通國內、國際長途電話，必須嚴格履行申請、審批手續。使用人必須提出申請，填寫“開通國際、國內長途電話申請表”部門負責人批準，報總公司審批后，方可開通。、國際長途的，一經查實，所發生的費用及法律責任一概由當事人負責。，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業務，盡量不使用電話。、審批制度。凡發出、收到的傳真件，必須按“傳真文件登記表”進行登記。、傳真機的使用情況進行檢查。《收發傳真文件記錄表》印章管理制度。、財務專用章的刻制、更換及日常使用管理工作。、合約，如需用印，視同領導同意，可直接與辦公室聯系辦理。，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經公司領導批準，登記簽收。如未使用，須退回辦公室。，不得攜帶公司印章外出。必須攜帶公司印章外出時，要經公司領導同意，并由經辦人在辦公室辦理借用手續，按時歸還。公司印章外借時間，責任由借用人承擔。，包括時間、用途、份數、批準人、承辦人。，認真履行登記簽字手續，不得擅自擴；印章須有專人保管，不得隨意轉交他人。 ：《印章使用審批表》《印章使用登記表》辦公用品管理規定1,0辦公用品由公司統一購買。各部門須指定專人負責報領；急需且辦公室沒有庫存的文具用品，由部門審購，總經理批準后，辦公室購進，方可到財務部報銷。，需填寫“物品領用單。，將所需辦公用品數量匯總到辦公室，由其負責編制采購計劃。，其他時間不再零星發放辦公用品。，不得鋪張浪費。、膠紙座、訂書機等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復發放。如丟失，需以舊換新的，仍需進行申購報批。、信封的印刷，需嚴格統一字體、顏色和規格，以保持公司對外的企業文化形象。《辦公用品領用登記表》辦公用品申請及領用管理規定為了做好辦公用品的管理工作，降低管理成本，提高工作效率，特制定本規定：1． 0用品的申請：辦公用品的采購一般每月申請一次，每月25日之前各部門根據工作情況提出申請，辦公室根據各部門的申請，提出添置計劃，總經理審批后，報送總公司。2． 0總公司采購回以后，辦公室負責集中領回并進行了驗收簽字。3． 0辦公用品的領用：各部門集中到辦公室領用辦公用品。4． 0計劃外的零星采購：特別活動或特殊工作需要購買辦公用品的，必須在2天內填寫《臨時采購申請表》。由部門負責人簽字，總經理批準后，報總公司審批。由辦公室進行采購。5． 0相關記錄《臨時采購申請表》倉庫管理規定1,1各部門根據物資的性能、品種、型號、用途、重量、包裝等特點以及易揮發、易受潮物資的特性和倉庫的條件，對倉庫規劃和安排。易燃、易爆、有毒等特殊物質，必須安全放置在獨立小開間內，而且要注意通風，照明要裝防爆燈，并做好標識，所有物資包裝標識一律向外。、溫度，及時做好清潔工作，倉庫內消防設施功能正常，數量充足（標準：每50平方米須配置一臺滅火器）；庫內照明燈應選用不大于60W白熾燈；除工作人員外其它人員未經許可不得入內。 物資入庫 倉管員對經檢驗合格的物資進行核實后，方能按指定位置入庫，并及時登記入帳。 急用物資入庫后，倉管員應及時通知有關使用部門。 物資出庫《領料單》，項目須清楚，手續齊全。如有不符，倉管員有權拒絕發放物資。 庫存物資出庫必須核對帳目進行登記、調整、復核。物資要按照先進后出的原則發放。 《領料單》由物資使用人填寫、部門經理審批。如是借用物資，歸還時需填寫歸還日期，由倉管員驗收入庫。 物資檢驗及盤點倉管員對庫存物資每月至少進行一次檢查。（一般與盤點一起進行）對庫存時間較長的物資，應統一放置于倉庫的不合格物資隔離區內，并在顯著位置貼上不合格物資標記。 倉管員應在每月25日對庫存的物資進行一次盤點，填寫《倉庫物資盤點表》，并報部門經理審核。4,3 倉管員應配合后勤人員每月進行一次固定資產盤查。每半年由公司組織財務部、總經理辦公室全面盤查一次 倉管員注意查驗庫存物資的有效期，對快要到期的物品要及時通知相關使用部門和總經理。以便采取措施。《入庫單》《領料單》《倉庫物資盤點表》《庫存品檢查記錄》物品驗證規程規范采購物品的驗證工作，確保入倉物品符合規定要求。適用于物業公司及各部門的物品驗證工作。3..0職責。，由申購人或使用人共同驗證。，要求全部驗證。，要求抽樣10%50%(但不少于10個)驗證。，特別是對批量（或成箱、成件）購買的物品必須要驗證物品的合格證，物品的合格證由倉庫管理員保存。，必須使用相關工具協助驗證。，數量等必須與采購申請單或送貨單上的內容相符。、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交部門兼職資料員保存、備查。A）儀器儀表類（用于測量和監視目的的儀器儀表）——萬用表。——鉗形表。——搖表。——其他應送計量所檢定的物品。——水暖類：水表。——電器類：電表。——保安類：對講機、滅火器等。——機械設備類：綠蘺機、吸塵機等。——儀器儀表類：水平儀、壓力表等。——機械零件類：空調、水泵、電梯、發電機等設備的備用配件。——其他應驗證合格證的物品。物品驗證規程、接觸部位靈活度和壁厚均勻驗證的物品。——水暖類：水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、鍍鋅鋼管等。——電器類：開關、導線、接觸器、燈管、燈泡、保險絲等。——易耗工具類：玻璃刮、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、小鋤頭等。——其他應驗證外觀完好度、接觸部位靈活和壁厚均勻度的物品。——油料類：油漆、涂料等。——保安類：對講機等。——機械設備類：吸塵器、疏通器、剪草機、水泵、電鉆、電焊機等。，同時亦應符合采購申請單要求的規格、型號、數量；其它不屬于上述驗證范圍的，應對其是否符合采購申請單要求的規程、型號、數量等進行抽樣或全部核對。，密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡。——已過有效期的，倉管員應拒絕驗收入庫。——有效期時間不足一個月的物品，由倉管員組織人員對其試用，以便檢查該物品的有效程度是否合格，并要求采購員對該類物品限量采購。、破損、無裂縫或扭曲變形。，應注意物品有無銹跡。，檢查其轉動是否靈活，有無大的摩擦聲。，看連接處有無松動、滑絲現象。、尺寸是否符合要求。，看其是否達到規定的受力標準。，檢查其靈活性、準確性。，