干部人事檔案管理業務講義-wenkub

　

【正文】 材料漏收。干部檔案管理部門要建立健全定期檢查索要制度。 １、建立送交制度。而且，干部檔案材料的形成單位比較 分散，形成時間也不固定，給全面及時收集干部檔案材料增加了難度。比 如黨代會、人代會、政協換屆選舉后，就要及時收集會議形成的代表登記表和干部任免呈報表；調整工資后，就要及時索要調資審批表；得知一批老同志退休，就要收集他們的退審批表；聽說某干部晉升了專業技術職務，就要有意識地收集其評、聘材料等等。如果我們掌握類似上述的時間規律，就可以及時地把這些事跡材料收集起來。每年年終年初都要結合總結 工作，評選先進工作者、先進生產者，就必然形成先進事跡材料。 一般來說，材料形成有時間規律、信息規律。要完整地收集一個干部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。 關于縣管干部的民事判決材料，希望審判機關的及時與相關單位溝通聯系，積極主動地做好相關材料的收集工作，并及時送交管檔單位歸檔。 明確了干部檔案材料的收集范圍，我們就可以根據各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。 1 黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工 作中形成的有關材料 ：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。 1干部任免、調動、軍隊干部轉業安置等工作中形成的有關材料：干部任免審批表（包括所附的考察、表現情況材料）；干部調動鑒定、組織審定的表現情況材料、考察材料；公務員過渡登記表，軍隊轉業干部審批表、授予（晉升）軍（警）銜審批表、轉業鑒定、定級定工資材料，退（離）休審批表等材料。也就是我們通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績、廉”等方面的檔案材料。 第二節 收集材料的范圍及途徑 干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應歸檔的干部檔案材料。”同時，我們收集檔案材料，還受國家有關法律、法規的保護和監督。而干部檔案的利用則要求相對的集中，即一個人的材料必須集中在一起。 從利用工作來看 就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全 面、準確地反映干部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。如果收集工作不扎實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的干部檔案材料，就會直接影響到干部檔案工作的其他環節。干部檔案工作正是通過收集這個環節把干部的檔案材料收集起來，為整個干部檔案管理和建設工作提供客觀物質對象的。 收集干部檔案材料，不斷充實干部檔案內容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用干部提供依據，是干部檔案工作的根本任務，因此，干部檔案材料收集工作在干部檔案工作中處于特殊地位，它的意義可以從三方面來理解： １、收集工作是干部檔案工作的首要環節。中組部、國家檔案局 1990 修訂下發的《干部檔案工作條例》是我們現在從事的干部人事檔案工作包括干部檔案材料收集工作的總的指導性法規；而中組部 1996年修訂下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，則對干部人事檔案材料的收集范圍、收集方法、歸檔要求、監督檢查等都作了具體明確的規定，是我們從事干部人事檔案材料收集整理 工作的具體法規依據和行動指南。 二、收集工作的概念 干部人事檔案的收集工作，是干部人事檔案管理部門，根據本單位干部人事管理權限范圍及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，向有關部門收集所管理的干部人事檔案及形成的干部人事檔案材料，集中起來，統一管理的工作。 干部檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。因此可以說，沒有收集工作，便沒有干部檔案工作。（收集工作好比工業生產中的原材料供應，沒有足夠的符合質量的原材料，工業生產就不能進行。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統統收集齊全，才能幫助組織上全面了解干部和正確使用干部。通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現干部檔案的集中統一管理。 收集工作分 普遍收集與定向收集 普遍收集 是指干部檔案管理部門對實際工作中批量產生的干部檔案材料，集中力量來進行收集。反映一個干部社會實踐活動的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要歸于干部個人檔案，有的屬于文書檔案或其他專業檔案的歸檔范圍。劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯收和漏收。 1考試錄用和聘用干部工作中形成的有關材料：報考登記表和錄用審批 表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，考核考察材料，續聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。 1健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用干部體檢表和畢業生分配工作體檢表等材料。例如：我們可以通過組織人事部門收集干部人事工作中形成的各種人 事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協會議以及工、青、婦等群眾團體會議的部門或臨時機構收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓機構（部門）收集各種學習培訓材料；通過評審、聘任專業技術職稱、職務的部門收集評聘專業技術職務（職稱）的各種材料；通過黨、團組織收集各種黨團材料；通過審計部門收集干部審計材料；通過紀律檢查、監察、司法及有關行政部門收集干部的各種處分材料；通過干部本人收集干部的有關創造發明、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。 第三節 收集工作的 方法和要求 一、收集工作的方法 干部檔案材料的收集工作，是一項政策性強、涉及面廣、艱苦細致的工作，干部檔案工作人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對本單位干部檔案工作的實際情況，研究收集工作的基本方法。干部檔案管理部門要主動與有關單位取得聯系，建立制度，并向他們進行收集工作意義、注意事項及哪些材料應歸入干 部檔案等的宣傳。 時間規律。還有每逢重大紀念日，如“三否則，時過境遷，這些材料就有可能散失，造成不可彌補的損失。還可以根據干部情況的變化來推知和收集可能形成相應的干部檔案材料，比如新填的履歷表獎勵欄增加了新內容，就必然要形成獎勵材料等等。為此，要做好這項工作，必須采取必要的措施使收集工作制度化、規范化。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，“各級組織干部人事、紀檢監察和教育培訓、審計 、統戰等部門應建立和健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度，保證干部檔案部門能及時地、源源不斷地從形成單位獲得干部檔案材料。收集工作有很強的時間性，錯過了時間再收集就比較困難，并且錯過的時間越長，收集的難度就越大。 ３、建立登記制度。 二、收集工作的要求 在我們掌握了收集工作的方法后，要切實做好干部檔案材料收集工作，還要注意收集工作的以下幾點要求，這就是： 及時、保質、按量收集 。中組部《干 部人事檔案材料收集歸檔規定》規定：“形成干部人事檔案材料的部門，在形成材料后的一個月內，按要求將材料送交主管干部人事檔案的干部歸檔”。 第二要做到 保質 。三是書寫材質規范：材料盡量統一使用 16K 規格的辦公用紙，材料左邊應留有 的裝訂邊。既不能多也不能少。應該說，這次干部檔案達標升級工作是收集清理歷史欠帳的一次大好時機，我們 應抓住這次機會把所有歸本單位管理的干部檔案材料收集回來。 總之，干部檔案材料收集工作是一項政策性強、艱苦細致的工作，干部檔案管理人員必須熟悉業務、信息靈通、堅持執行有關制度，并做到 手勤、口勤、腿勤、腦勤 ，充分發揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好干部檔案材料的收集工作。為實現干部人事檔案整理工作的規范化，中組部 1991 年專門制訂了《干部檔案整理工作細則》，對干部檔案整理工作的基本要求、檔案材料的鑒別、分類、排序與編目、復制與技術加工、裝訂與驗收入庫等環節都作了具體明確的規定，是我們從事干部檔案整理工作具體法規依據和行動指南。這是比較系統、全面的整理，主要是指對新走上工作崗位的干部的檔案進行整理，如對新分配的大學生等。就是按照有關落實政策的文件規定，對干部人事檔案材料進 行清理。 四、干部檔案整理的方式 干部檔案整理的主要方式有兩種： 一是集中時間、集中人力的整理。 二是日常工作中的整理。 整理工作的要求和目的 根據中組部《干部檔案整理工作細則》和有關規定，“整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。 所謂 條理 ，就是通過分類，對干部檔案材料按照一定的順序進行編排，使其綱目分明，脈胳清楚。”“整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理干部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。 根據整理的工作量，組織相應數量的人員集中時間、集中精力整 理。 ３、整理好場所。整理場所應配備消防器材，門窗要加固。 第三節 干部檔案整理步驟 干部檔案整理工作，按照實際的操作經驗來說，可以分為以下八個步驟： 一、材料的鑒別 鑒別工作是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料真偽，判斷材料保存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。《干部檔案整理工作細則》專門用了一章來講述鑒別工作，可見鑒別工作也是一項非常重要的工作。凡屬“文革”以前其他錯案形成的材料，中央已有規定的，按規定辦，中央沒有規定的，可參照上述原則處理。 （ 5）“兩案”中受審查人員的材料，其處理應依據中發（８２）９號文件和中辦發（８３）４３號文件。 （ 9）民主評議黨員和黨員登記中形成的材料，應依據組通字（８９）１７號文件及１９９１年１０月２７日中組部副部長趙宗鼐同志在全國民主評議黨員工作座談會上的講話。 上述鑒別工作一般已經開展過了，不需我們再去處理，若發現還存在上述情況，我們可以向組織反映出來，再由干部監督部門處理。如入黨、入團志愿書，干部任免呈報表，出國人員審查表，大（中）專畢業生登記表，吸收錄用干部、工人審批表，應征公民政審表，轉業（退伍）軍人登記表，正常調動時組織所作的鑒定等，應歸入干部檔案。 防止同名異人，張冠李戴，或誤將一人多名的材料分開。 ２、審查材料是否真實，觀點是否明確。其他材料也如此。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。 （ 3）組織審查的需要本人簽署意見的材料，本人要簽署意見及時間或由組織注明經過本人見面。 凡不符合上述要求的，須補辦手續后才能歸檔。 （ 三）對不能歸入干部檔案材料的處理 經過鑒別后，不能歸入干部檔案的材料，應區別情況予以處理： １、轉出： 經鑒別凡屬錯裝入干部檔案的他人材料或文書檔案，如文件底稿、歷史資料、會議記錄、組織關系介紹信、獨生子女審批表等，均應轉交有關部門處理。退還本人的材料，要填寫《退還本人材料登記表》，經領導批準后，一次退給本人。 （ 2）“文革”中形成的不能反映干部真實情況的材料，如軍宣隊、工宣隊隊員登記表、鑒定，下放勞動或“五、七”干校的“鑒定”、“思想總結”等，以及有當時組織批注，不宜退還本人的材料。銷毀理由應填“重份”、“不屬干部檔案歸檔范圍”、“根 據號文件抽出”等，避免籠統填“內容不重要”、“保存價值不大”等。 銷毀方式：送造紙廠當場化紙漿；采用焚燒的方法自行銷毀，但必須將材料燒透化為灰燼后方能離開；用粉碎機將材料破成碎末。分類是否準確，直接影響到干部檔案利用。 干部檔案 正本， 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。 部隊轉業干部檔案中的《履歷書》，如果可以拆分，應在保持各類材 料相對完整（有落款，獨立成文）的前提下將它拆開，按履歷、自傳、鑒定、政歷問題結論四部分分別歸入一、二、三、五類。 不該歸入本類的材料： 從本人檔案中摘錄的優缺點材料，個別談話記錄或個人寫的干部一般表現材料，鑒定會上發言記錄，學生社會實踐登記表、軍訓小結、體育達標卡等。 第五類 政治歷史情況審查材料 政治歷史情況（包括黨籍問題）的審查、甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、上級黨委批復、本人對結論決定的意見及重要申訴材料，作為依據的主要證明材料、本人檢查交待或說明情況的材料； 入黨、入團、參軍、出國等調查政審材料； 入黨、入團申請書中能分開的家庭成員、社會關系材料； 更改干部的民族、年齡、國籍、軍籍、入黨、入團、參加工作時間的組織審查意見、上級批復以及所依據的證明材料； 家庭