干部人事檔案管理業(yè)務(wù)講義(文件)

　

【正文】 出身、本人成份、社會關(guān)系的組織審查意見、上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料； 有組織審查意見的政治歷史情況調(diào)查表、審查表； 干部愛人情況登記表； 入伍時間批注、入伍證明材料； 家庭成員、主要社會關(guān)系的政治歷史情況的有關(guān)問題的平反改正通知、決定。 不該歸入本類材料： 入黨、入團(tuán)過程中由組織召開的群眾座談會和黨小組、支部大會會議記錄，培養(yǎng)對象考察表，一般性的入黨思想?yún)R報，入黨時調(diào)查的一般表現(xiàn)材料，黨員重新登記申請書等。 第九類 錄用、任免、聘用、 轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國（境）、退（離）休、退職、各種代表會代表的審批表、呈報表、登記表等材料 錄用、聘用干部審批表，聘用干部合同書，解聘、辭退材料； 招工、以工代干人員轉(zhuǎn)干、民辦教師轉(zhuǎn)正審批表； 干部任免（呈報）審批表（包括專題考察材料或現(xiàn)實表現(xiàn)材料）； 入伍（兵役）、復(fù)員、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍（警）官、文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役登記表、審批表，軍銜審批表（包括評定軍銜鑒定）， 國家公務(wù)員資格審查表或過渡審批表； 干部轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、升級等各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料； 浮動工 資、取消保留工資審批表； 關(guān)于工齡津貼年限說明 （包括工齡連續(xù)計算、更改工齡的成套材料）； 退職、退（離）休、提高待遇審批表； 出國（境）人員審查表和因公出國 (境 )人員備案表； 1出席縣團(tuán)級以上單位的黨代會、人代會、政協(xié)會議，工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會，民主黨派代表會的代表登記表。 領(lǐng)導(dǎo)干部的審計材料， 無處分結(jié)論的一般性離任審計、年度審計材料，歸入三類，有處分 結(jié)論的則歸八類。 副本材料的整理按正本十類內(nèi)容分類、次序排列 。正本中沒有的材料，副本中不應(yīng)有。 三、干部檔案材料的排序 干部檔案材料的排序，是指在整理干部檔案過程中，對各類材料進(jìn)行排列順序和編號的工作。 注 意：我們原來在第一類材料的處理上，雖然是按時間順序登記，但為了使用方便，將第一類中的 最新《干部履歷表》排在類首，去年中組部要求改正過來，仍嚴(yán)格按照時間順序登記并排序。《干部履歷表》的履歷部分不能斷檔；《工資變動登記表》的職務(wù)工資和級別工資既要寫清幾檔幾級，又要填寫具體金額，即使職務(wù)工資和級別工資只有一項變動，另一項不變，也 要在相應(yīng)欄里填寫清楚，不能寫“同上”或空著不填。不同問題分別作了結(jié)論的，可將每個問題的有關(guān)材料按上述順序排在一起。順序為：入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書、團(tuán)員登記表（不是 團(tuán)員干部登記表 ）、退團(tuán)材料，入黨志愿書、入黨申請書、組織上對入黨的意見、對轉(zhuǎn)正的意見、本人轉(zhuǎn)正申請、延長預(yù)備期材料、入黨的其他材料、黨員登記表（不是 黨員干部登記表 ）、民主評議黨員登記表（按時間順序排列），加入民主黨派材料。 以上五、六、八類材料排列例表說明：（見《手冊》 39 頁 — 45 頁） “一次”或“多次”審查（處分），按 作了組織審查結(jié)論（處分決定）意見 的次數(shù)算。 在正面的右下角和反面的左下角編寫頁碼。 (２ )字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進(jìn)行復(fù)制。 ２、復(fù)制的方式和要求 復(fù)制一般可采用手描、打印、抄寫、復(fù)印等方式。 (２ )抄寫、打印。復(fù)制時，嚴(yán)禁在原件和復(fù)制件上勾、抹、涂、劃。因建立副本所需而復(fù)制的材料，復(fù)制件只存副本 。根據(jù)每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。如有交叉洞眼，應(yīng)裱糊。 剪裁。 適用于對經(jīng)過剪裁處理后仍大于 16 開的材料，或?qū)^寬過長而又不宜剪裁的材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其符合 16 開規(guī)格要求。 無論材料是否需要托 表，材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。具體要求如下： 類號和順序的登記 要按照類別排列順序號及檔案材料目錄格式，逐份逐項進(jìn)行填寫，無論材料題目長短，都要獨占一行。縮寫的題目，必須能確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。 (３ )沒有標(biāo)題的材料，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容或材料來源擬題登記目錄，并在材料上用鉛筆加上標(biāo)題。 (３ )材料制成時間要填全年月日，對于未標(biāo)明時間的材料，應(yīng)盡量查清，查出多少，登記多少， 實在查不清的可以空著不填 。 (４ )無鉛字頁碼的，采用圖書編頁法，每單面為一頁，無實際內(nèi)容的頁不計數(shù)，封面、封底、襯紙后空白頁一般不計數(shù)。但在編每份材料的頁碼時，仍然各自計算，即第一份頁碼是“ 3”，第二份頁碼是“ 2”，第三份頁碼是“ 3”。 (２ )書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，以供補充材料時使用。裝訂后的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實用。如果十個類別材料份量比較均勻，可采取切開法，將前五類分成一卷，后五類再分成一卷。 干部檔案無論分成幾卷，每卷都是干部檔案的組成部分。 把全卷材料理齊，要求做到四邊整齊 。對條件不具備的地方或單位，可用鞋帶（不要用金屬包頭帶）系裝訂帶，長度要適中。書寫檔案卷皮姓名要與檔案材料 記載一致，不得用同音字或不規(guī)范的簡化字代替，簡化字與繁體字不能混用。因此要嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍。 第四節(jié) 整理工作的注意事項 最后講一下整理工作的注意事項。 整理室無關(guān)人員不得入內(nèi)，門鎖鑰匙要有專人保管，下班前要把檔案材料收入檔案柜內(nèi)鎖好。 不得整理、翻閱親屬檔案。 不得私自涂改、抽取、偽造材料。在集中整理大量干部檔案時，領(lǐng)導(dǎo)更要高度重視，嚴(yán)密組織，加強保衛(wèi)保密工作，杜絕泄密、失密、盜竊等惡性事故發(fā)生。驗收復(fù)核內(nèi)容主要是： 各類材料是否符合歸檔要求，是否都屬于該人員的，有無 應(yīng)剔出而未剔出，應(yīng)歸入而未歸入的材料； 材料分類、排序是否準(zhǔn)確； 正副本分工是否確當(dāng)、是否割裂檔案正本內(nèi)容或把應(yīng)歸入正本材料歸入了副本； 需要復(fù)制的材料有無遺漏，復(fù)制是否符合質(zhì)量，原件是否存入了正本； 材料的技術(shù)加工是否符合標(biāo)準(zhǔn)； 目錄登記是否符合要求，材料與目錄是否一致； 材料上的金屬品是否都清除了； 裝訂是否整齊，有無損字壓字、掉頁現(xiàn)象，卷面書寫是否規(guī)格整潔。驗收合格后，方能入庫。 裝訂好的檔案，均要在卷面貼上正（副）本和姓名標(biāo)簽。 使用中組部推薦的新型干部檔案卷夾，要打印或書寫好干部檔案標(biāo)簽，并按要求粘貼在檔按卷夾的脊背上。例如一份檔案的正本分為三卷，則要在第一卷卷皮上標(biāo)“１／３”，第二卷卷皮上標(biāo)“２／３”，第三卷皮上標(biāo)“３／３”字樣。 在實際工作中，采用提取法較多，因為干部檔案超厚大都是個別類材料過多所致。 為了便于裝訂和利用，對正本材料過多、厚度超過 厘米的，要分卷裝訂。 (４ )檔案副本內(nèi)不要附檔案正本目錄。 (１ )書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅 色、純藍(lán)墨水，不得涂改、粘貼，不得打省略號或?qū)憽巴稀弊謽樱辉试S用國家沒有認(rèn)可的簡化字。 （ 6） 第五類材料中的“證明材料”，如果是在一個時間段里就同一個問題的幾份證明材料，我們在計算份數(shù)和頁碼時，可以合并在一起計算。 (２ )復(fù)制件和原件并存的 按一式兩份計頁 。 復(fù)制的檔案材料，采用原件形成的時間，并在目錄上備注欄注明是復(fù)制件（復(fù) 印的材料可以不注明是復(fù)制件） 。 有的材料也可按材料原名稱登記目錄，但須在備注欄內(nèi)注明材料的實際內(nèi)容。如第一類第一份材料，類號為“一”，順序號為“１”，登記在目錄上為“一／１”。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。 為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁一頁地切，絕對不可圖省事多頁一刀切，并應(yīng)在左側(cè)留 厘米裝訂線，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。漿糊和膠水須能防蟲蛀，不腐蝕紙張。對一些破損、多頁零散的材料，在裝訂線的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護(hù)材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀。其主要方法有： 裱糊。復(fù)印機復(fù)印時，廢頁應(yīng)帶回干部檔案管理部門銷毀，不要散失，以防失密。手抄的材料應(yīng)字跡清楚，工整，文字規(guī)范。手描是用藍(lán)黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進(jìn)行描摹。 為減少復(fù)制工作量，接收材料時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。 四、干部檔案材料的復(fù)制 復(fù)制就是根據(jù)干部檔案材料收集和保護(hù)的需要，使用一定的技術(shù)手段，按照干部檔案材料原件內(nèi)容和式樣重新制作一份或數(shù)份材料。 另外，干部檔案材料備考表的排序：單項材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類的最后；總的備考，可歸入第十類，排列在最后。有撤銷處分和甄別平反決定的，將全部材料排在處分材料之前。并 將最后一次審查的全部材料排在最前面，其余材料按形成時間順序排列。 (１ )第五類材料的排序為：上級批復(fù)、結(jié)論、本人對結(jié)論的意見、調(diào)查報告、證明材料（根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列），本人交待材料。其他幾類材料完全按時間先后排列。干部檔案材料共分十類，各類材料都有自己的特點，要做好這一工作，就要從實際出發(fā)，總的要求是“編排有序”。考慮到縣處級以下干部情況不盡相同，我縣除縣人事局、縣教育局科級領(lǐng)導(dǎo)干部需建副本，其他科級領(lǐng)導(dǎo)干部一般不建副本，已有副本的應(yīng)保留，沒有的可以不建立。從正本和副本的構(gòu)成成分可以看出，副本是在正本基礎(chǔ)上建立的。 干部檔案副本內(nèi)容，是由正本以下類別主要材料構(gòu)成： 第一類的近期履歷材料； 第三類的主要鑒定、干部考核材料； 第四類的學(xué)歷、學(xué)位、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料； 第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材 第七類的獎勵材料； 第八類的處分決定（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料； 第九類的干部任免審批表和工資、待遇的審批材料。 我省調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表不歸檔 (可以單獨保存好，以備以后查考 )。 高等學(xué)校品學(xué)兼優(yōu)畢業(yè)生審批表 不該歸入本類的材料： 獎學(xué)金登記表等。 第六類 加入黨團(tuán)的材料 入團(tuán)志愿書、申請書、退團(tuán)和超齡離團(tuán)的材料、團(tuán)員登記表； 入黨志愿書、申請書（ 多份的，可歸入 1－ 2 份全面系統(tǒng)的 ）、轉(zhuǎn)正申請書和黨組織對入黨、轉(zhuǎn)正報告的意見（尚未轉(zhuǎn)正的入黨志愿書應(yīng)由支部保管，待轉(zhuǎn)正后歸檔）； 中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，緩期登記材料及認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料； 延長入黨預(yù)備期的有關(guān)材料及取消預(yù)備黨員資格的組織意 見（沒有單獨形成處理意見、處分等材料，只在入黨志愿書上注明取消黨員資格，經(jīng)有關(guān)黨委批準(zhǔn)蓋章后，其入黨志愿書應(yīng)收集歸檔，并在六類目錄上注明“ 已取消預(yù)備黨員資格 ”。 社會力量辦學(xué)而教育部門不承認(rèn)學(xué)歷的學(xué)歷證明，須注明 “不承認(rèn)學(xué)歷”字樣后歸檔。 第三類 鑒定、考察、考核材料（以鑒定為主要內(nèi)容） 干部、職工、學(xué)生（學(xué)員）、軍人、黨員、團(tuán)員等各類人員的鑒定表及材料； 畢業(yè)、結(jié)業(yè)、出國（出境）、勞動、住院（療養(yǎng)）、調(diào)動等鑒定表及材料； 以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表； 組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料； 考核、考察登記表，組織正式考核和民主評議的綜合材料， 尤其是 1994年以來的年度考核表； 考察材料如是與任免表一起形成的則與干部任免審批表一起放在九類，否則放在三類。） 土改、鎮(zhèn)反、三反、三查、肅反、社教運動工作隊員登記表； 以干部經(jīng)歷為主要內(nèi)容 的審查 表、調(diào)查表和履歷變化補充表； 已經(jīng)上崗的后備干部登記表； （注意是已經(jīng)提拔上崗的，如以鑒定為主的放在三類，沒有提拔的不歸檔） 個人參加革命活動簡歷的材料； 帶有鑒定的履歷表、簡歷表及登記表； （注意是以履歷、簡歷為主要內(nèi)容的） 干部更改姓名的材料。但在具體分類時，由于材料千差萬別，不可能都簡單地“對號入座”，這就需要對規(guī)定的十大類別不斷學(xué)習(xí)，反復(fù)理解，以求做到融會貫通，分類得當(dāng)。 二、材料的分類 分類，是將反映一個干部情況的材料集中起來，經(jīng)過鑒別、按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分類型、相對集中、進(jìn)行排列組合的過程。銷毀時要有兩名監(jiān)銷人在場，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀材料登記表上簽名蓋章，注明銷毀日期。 （ 4）重份多余材料（正、副本已有的）。登記表由干部